La nota spese è un documento aziendale molto importante per la tenuta della contabilità e per il rimborso delle spese sostenute da un dipendente. È il caso, ad esempio, del collaboratore che effettua una trasferta di lavoro e che, al suo ritorno, richiede la restituzione dei costi di viaggio, di alloggio e di vitto.
Può essere redatta secondo un formato cartaceo o digitale. Una soluzione di ultima generazione e quanto mai efficace è quella di utilizzare uno specifico software note spese, uno strumento che permette di gestire in modo semplice e ordinato il documento, così che venga compilato con tutte le informazioni necessarie al rimborso e venga consegnato in modo tempestivo all’amministrazione.
Ma come funziona nel dettaglio la nota spese? Per scoprirlo non vi resta che proseguire nella lettura!
Che spese rimborsare con la nota?
Prima di comprendere come funziona e come gestire la nota spese, può essere utile cercare di capire quali siano gli oneri che possono essere rimborsati attraverso tale documento.
Proviamo a schematizzare i più ricorrenti:
- trasferta: sono i costi conseguiti per il trasferimento da e verso la destinazione, l’alloggio, il cibo e ogni altro importo legato direttamente al viaggio e alla permanenza fuori casa del dipendente;
- rappresentanza: sono le spese sopportate per eventi aziendali come un pranzo con gli ospiti o un meeting;
- beni e servizi: più comunemente, sono le spese che il dipendente potrebbe aver sostenuto per acquistare merce funzionale allo svolgimento delle operazioni aziendali.
Cosa deve includere la nota spese
Come abbiamo visto nelle scorse righe, la nota spese è un documento che serve a consentire il rimborso dei costi effettuati dal dipendente per conto e nell’interesse della sua impresa. Ma cosa deve includere una nota spese ben compilata?
Affinché possa consentire un celere rimborso delle spese sostenute, riepilogare puntualmente i costi a carico dell’azienda e monitorare i limiti giornalieri della deducibilità, la nota spese deve riportare:
- i dati dell’azienda per conto della quale vengono effettuate le spese;
- l’indicazione della data in cui sono realizzati i costi;
- i dati del dipendente che ha pagato;
- il tipo di spesa;
- l’importo della spesa;
- ogni informazione aggiuntiva.
Alla nota spese dovranno poi essere allegati i documenti che possono meglio comprovare il sostenimento delle spese, come ad esempio le fatture o le ricevute, o altri giustificativi che possano consentire una regolare ricostruzione di quanto speso.
Come compilare la nota spese: un esempio
Per comprendere ancora più nel dettaglio quale sia il funzionamento della compilazione della nota spese, abbiamo cercato di ipotizzare l’esempio di un dipendente che di ritorno da una trasferta di lavoro si trova nelle condizioni di domandare un rimborso alla propria azienda. Costui dovrà:
- compilare la nota spese usando il modello fornito dalla propria organizzazione e allegando tutti i giustificativi che attestino il pagamento delle somme;
- consegnare la nota al reparto dell’azienda che si occuperà di verificare l’ammissibilità dei costi e l’importo da rimborsare al dipendente.
A questo punto, i dati della nota spese validata dovranno essere inseriti nel sistema contabile che, a sua volta, processerà il rimborso in favore del dipendente.
Tutti i documenti andranno poi archiviati per una futura consultazione. Infine, verrà erogato il rimborso, di solito accreditato nella prima busta paga utile del dipendente.
Gestione nota spese con un software: tutti i benefici
Riepilogato il processo di cui sopra, appare chiaro come il miglior modo per poter gestire la nota spese sia quella di ricorrere a un software specifico che possa:
- evitare i disagi di una nota spese su carta, un sistema il quale a sua volta richiede molto tempo per la compilazione e per il controllo. Il metodo è infatti esposto a numerosi errori;
- ridurre gli errori derivanti dall’uso di un foglio di calcolo elettronico, che dovrà comunque essere completato manualmente.
Il software dedicato per la gestione della nota spese online permetterà invece di digitalizzare tutto il processo di compilazione del documento e approvazione della spesa, ottenendo il calcolo preciso dell’importo da restituire al dipendente e assicurando la migliore efficacia per rapidità e attendibilità.
È proprio la precisione e la sicurezza di questi software a costituire il loro principale punto di forza. Ricordiamo, infatti, che nell’ipotesi di errori o di dati non completi all’interno dei documenti di rimborso, le aziende potrebbero non poter restituire le spese anticipate al dipendente, con ciò che ne consegue sul mantenimento dei migliori rapporti di lavoro con i propri collaboratori.
Inoltre, una nota spese errata può determinare degli errori per la gestione della cassa e può creare dei disguidi con il fisco sulla deducibilità delle spese: pregiudizi che il ricorso a un software efficace può certamente contenere, rendendo molto più immediata e sostenibile l’intera attività di acquisizione, elaborazione e archiviazione delle richieste di rimborso da parte dei propri dipendenti.
