Con un provvedimento del 30 settembre 2024, sono state stabilite le nuove modalità per la firma dei verbali redatti durante le verifiche fiscali dall’Agenzia delle Entrate, con attuazione dell’articolo 38-bis del D.P.R. 600/1973. Le novità riguardano sia la firma digitale che l’alternativa in caso di rifiuto del contribuente. Si tratta di misure che hanno l’obiettivo di migliorare la trasparenza e l’efficienza del processo di controllo, semplificando le procedure per entrambe le parti coinvolte. La digitalizzazione dei processi è un fattore fondamentale per rendere più semplice l’interazione tra il contribuente e l’amministrazione fiscale.
I verbali con firma digitale
La firma digitale è uno strumento di autenticazione che permette di garantire l’integrità e l’autenticità di un documento elettronico, equiparandolo a una firma autografa su un documento cartaceo. Questa tecnologia, sfruttabile da tutti i cittadini e attivabile attraverso diversi provider (al riguardo segnaliamo che su Letterasenzabusta.com si può attivare la firma digitale gratis anche online) viene sempre più utilizzata nei processi verbali per semplificare la gestione della documentazione legale e velocizzare i procedimenti.
Il provvedimento del 30 settembre fa riferimento anche all’uso della firma digitale e si applica ai verbali emessi dal personale dell’Agenzia delle Entrate durante i controlli amministrativi. Il contribuente o il suo rappresentante possono firmare il verbale in formato digitale. Se ha a disposizione una firma digitale, il contribuente riceve il documento tramite e-mail e, dopo aver apposto la propria firma digitale, lo invia all’indirizzo e-mail dell’Agenzia delle Entrate.
In seguito, il personale si occupa della verifica di ciò che ha ricevuto e firma digitalmente il verbale. Il documento viene alla fine protocollato e inviato al domicilio digitale del contribuente oppure, se viene effettuata l’apposita richiesta, all’indirizzo di posta elettronica certificata del delegato.
È una procedura che riduce il rischio di alterazioni o di perdite di documentazione, per una maggiore sicurezza dei dati. La firma digitale, oltre a rappresentare un elemento per rendere più attuale il rapporto tra l’Agenzia delle Entrate e i contribuenti, evita al contribuente di doversi recare fisicamente presso gli uffici.
Nel caso in cui il contribuente abbia la firma digitale ma non un indirizzo PEC, il verbale firmato può essere consegnato fisicamente o inviato attraverso una raccomandata, insieme alla copia conforme con il contrassegno elettronico, secondo quanto specifica l’articolo 23, al comma 2-bis, del Decreto Legislativo 82 del 2005. Il contrassegno consente di verificare la conformità del documento ricevuto con l’originale, garantendo così la validità del contenuto. È un meccanismo particolarmente utile per evitare eventuali discrepanze tra la versione cartacea e quella digitale del verbale.
I verbali con firma tradizionale
Quando non si dispone di firma digitale, il verbale è siglato in maniera tradizionale, ovvero su carta. Poi i verificatori digitalizzano il documento, certificandone la conformità con le linee guida AGID, e appongono la firma digitale sul documento informatico, rendendo così valido l’originale.
La fase di digitalizzazione è fondamentale per garantire che anche i documenti firmati in maniera tradizionale possano essere trattati e conservati in forma digitale. Al contribuente viene consegnata una copia del verbale, completa del contrassegno elettronico necessario per verificare l’autenticità del documento.
Il rifiuto della firma del verbale
Se il contribuente si rifiuta di firmare il verbale, i verificatori ne prendono nota e firmano l’atto digitalmente. Il documento viene protocollato e consegnato. La nota del rifiuto viene inserita direttamente nel verbale, spiegando i motivi addotti dal contribuente.
Nel caso in cui il contribuente rifiuti anche la consegna, l’atto viene inviato tramite posta elettronica certificata o con raccomandata, accompagnato dalla copia cartacea e dal contrassegno elettronico, come previsto dal comma 2-bis dell’articolo 23 del Decreto Legislativo 82 del 2005. L’invio attraverso la PEC o la raccomandata è una misura che assicura che il contribuente riceva comunque la documentazione necessaria, anche in caso di rifiuto diretto.
